Eventos: claves para el éxito

Un evento es una de las formas más impactantes que una empresa tiene para dar visibilidad a su imagen de marca, justamente porque los destinatarios de esa acción la viven en primera persona, es una experiencia vital. Lo que sucede en un evento puede ser recordado por los asistentes al mismo durante mucho tiempo, siempre y cuando lo que en él suceda sea suficientemente relevante, original y sorprendente para que sea “memorable”, es decir, perdurable en nuestra memoria. Y para que esto suceda la premisa fundamental es que el evento sea lo más singular posible.

Las agencias especializadas en la organización de eventos despliegan toda su creatividad e imaginación tratando de buscar aquellas actividades/acciones nunca vistas antes, para generar un impacto duradero en el público asistente: personajes famosos de todo tipo, ubicaciones inhabituales e inesperadas, caterings mezcla de alquimia y arte, decoraciones imposibles… Pero no debemos olvidar que un evento es un medio, una herramienta de marketing y comunicación que sirve a un propósito: vender. Imagen, productos o servicios, pero vender, al fin y al cabo. Si el evento no tiene como finalidad un beneficio directo para la empresa que lo contrata, no está cumpliendo su cometido.

El “leit motiv”

Lo primero que cualquier agencia debe hacer es tener una reunión con su cliente para obtener toda la información necesaria para poder poner a trabajar el talento de la imaginación. El primer paso es crear el “leit motiv”, el hilo conductor o relato del evento que nos permite articular todas las fases del mismo. A continuación, hay que identificar todos aquellos conceptos que se quieren transmitir de manera directa y subliminal, para poder preparar los mensajes en los diversos formatos posibles: textos, imágenes, sonidos… de manera que este conjunto de elementos responda al “leit motiv” y configure la experiencia en mayúsculas que los asistentes al evento vivirán en primera persona.

A partir de ahí, trabajamos estos diversos elementos para conseguir entre todos que el relato, la historia, tenga coherencia durante todo el evento. El lugar o espacio donde tendrá lugar, el momento, de día o de noche, al aire libre, de interior, la iluminación, el sonido, la secuencia de intervenciones del personal de la empresa, las actuaciones de otros personajes que podemos incorporar, el catering, los materiales que podemos entregar durante o al final del evento… Y además de la coherencia, debemos buscar la sinergia del conjunto que asegure un éxito redondo y completo.

Y en ese momento, cuando ya hemos recopilado toda esta información y elementos, podemos enfocarlo todo hacia la singularidad para conseguir una experiencia única.

El evento no empieza el día D

El evento tiene un antes y un después que pueden “alargar” la experiencia en torno al mismo y mejorar así su eficiencia desde el punto de vista de la inversión que realiza la empresa que lo quiere organizar. Unas semanas/días antes del día D se convoca a los invitados creando una expectativa suficientemente atractiva que lo lleve a confirmarnos su asistencia. Esta fase previa es tan importante como el propio evento, pues si no conseguimos que vengan los invitados que deseamos, en número y relevancia (personas específicas con capacidad de decisión de entre nuestros clientes, accionistas, proveedores…) no estaremos en la senda de optimizar la inversión en tiempo, esfuerzo y dinero dedicados.

La gestión de las confirmaciones es crucial para asegurar la asistencia. Es preciso trabajar bien la lista de invitados para que nadie quede “en el limbo” y obtengamos en todos los casos una respuesta afirmativa o no, pero una respuesta, al fin y al cabo.

Por lo general es conveniente hacer una primera invitación y un posterior recordatorio para asegurar que los invitados han incluido esa fecha en sus agendas y nos tienen presentes.

Es también muy importante confirmar los datos de contacto de todos ellos, lo que nos permitirá contactar con ellos para darles las gracias por su asistencia, para enviarles cualquier material o detalle, si es el caso, e incluso para aprovechar y actualizar nuestra base de datos.

 El broche final se pone días después

Todo evento que se precie suele terminar con un cierre espectacular, como la guinda del pastel que deja un sabor inolvidable. Una actuación, una actividad lúdica, una sorpresa por parte del máximo representante de la empresa, unos regalos cuando ya los invitados se retiran… No obstante, si unos días después los invitados reciben una comunicación personalizada o un pequeño detalle de agradecimiento por habernos acompañado ese día, conseguiremos que el impacto que haya podido generar el evento se extienda más allá y los propios invitados sean embajadores de nuestra marca comentando con otras personas la singularidad del evento.

Todavía podemos ir más lejos si, días y semanas después, cuando visitamos a cualquiera de los invitados con los que tenemos más confianza, les preguntamos cómo lo pasaron, qué les gustó más y qué menos… en fin, un valioso feedback que nos sirve como base para organizar nuestro siguiente evento y mejorar los aspectos más flojos o menos impactantes.