Events: claus per l’èxit

Un event és una de les formes més impactants que una empresa té per donar visibilitat a la seva imatge de marca, justament perquè els destinataris d’aquesta acció la viuen en primera persona, és una experiència vital. El que passa en un event pot ser recordat pels assistents al mateix durant molt de temps, sempre que el que en ell succeeixi sigui prou rellevant, original i sorprenent perquè sigui “memorable“, és a dir, perdurable en la nostra memòria. I perquè això succeeixi la premissa fonamental és que l’event sigui el més singular possible.

Les agències especialitzades en l’organització d’events despleguen tota la seva creativitat i imaginació tractant de buscar aquelles activitats / accions mai vistes abans, per generar un impacte durador en el públic assistent: personatges famosos de tot tipus, ubicacions inhabituals i inesperades, càterings barreja d’alquímia i art, decoracions impossibles … Però no hem d’oblidar que un event és un mitjà, una eina de màrqueting i comunicació que serveix a un propòsit: vendre. Imatge, productes o serveis, però vendre, al cap i a la fi. Si l’event no té com a finalitat un benefici directe per a l’empresa que el contracta, no està complint la seva raó de ser.

El “leit motiv”

El primer que qualsevol agència ha de fer és tenir una reunió amb el seu client per obtenir tota la informació necessària per poder posar a treballar el talent de la imaginació. El primer pas és crear el “leit motiv“, el fil conductor o relat de l’event que ens permet articular totes les fases del mateix. A continuació, cal identificar tots aquells conceptes que es volen transmetre de manera directa i subliminal, per poder preparar els missatges en els diversos formats possibles: textos, imatges, sons … de manera que aquest conjunt d’elements respongui al “leit motiv” i configuri l’experiència en majúscules que els assistents a l’event viuran en primera persona.

A partir d’aquí, treballem aquests diversos elements per aconseguir entre tots que el relat, la història, tingui coherència durant tot l’event. El lloc o espai on tindrà lloc, el moment, de dia o de nit, a l’aire lliure, d’interior, la il·luminació, el so, la seqüència d’intervencions del personal de l’empresa, les actuacions d’altres personatges que podem incorporar, el càtering, els materials que podem lliurar durant o al final de l’event… i a més de la coherència, hem de buscar la sinèrgia del conjunt que asseguri un èxit rodó i complet.

I en aquest moment, quan ja hem recopilat tota aquesta informació i elements, podem enfocar-ho tot cap a la singularitat per aconseguir una experiència única.

L’event no comença el dia D

L’event té un abans i un després que poden “allargar” l’experiència al voltant del mateix i millorar així la seva eficiència des del punt de vista de la inversió que realitza l’empresa que el vol organitzar. Unes setmanes/dies abans del dia D es convoca els convidats creant una expectativa prou atractiva que els porti a confirmar-nos la seva assistència. Aquesta fase prèvia és tan important com el mateix event, donat que si no aconseguim que vinguin els convidats que desitgem, en nombre i rellevància (persones específiques amb capacitat de decisió d’entre els nostres clients, accionistes, proveïdors …) no estarem en el camí d’optimitzar la inversió en temps, esforç i diners dedicats.

La gestió de les confirmacions és crucial per assegurar l’assistència. Cal treballar bé la llista de convidats perquè ningú quedi “als llimbs” i obtinguem en tots els casos una resposta afirmativa o no, però una resposta, al cap ia la fi.

En general és convenient fer una primera invitació i un posterior recordatori per assegurar que els convidats han inclòs aquesta data en les seves agendes i ens tenen presents.

És també molt important confirmar les dades de contacte de tots ells, el que ens permetrà contactar amb ells per donar-los les gràcies per la seva assistència, per enviar-qualsevol material o detall, si és el cas, i fins i tot per aprofitar i actualitzar la nostra base de dades.

El punt final es posa dies després

Tot event com cal sol acabar amb un tancament espectacular, com la cirereta del pastís que deixa un sabor inoblidable. Una actuació, una activitat lúdica, una sorpresa per part del màxim representant de l’empresa, uns regals quan ja els convidats es retiren … No obstant això, si uns dies després els convidats reben una comunicació personalitzada o un petit detall d’agraïment per haver-nos acompanyat aquest dia, aconseguirem que l’impacte que hagi pogut generar l’event s’estengui més enllà i els propis convidats siguin ambaixadors de la nostra marca comentant amb altres persones la singularitat de l’event.

Encara podem anar més lluny si, dies i setmanes després, quan anem a visitar a qualsevol dels convidats amb els que tenim més confiança, els vam preguntar com ho van passar, què els va agradar més i què menys … en fi, un valuós feedback que ens serveix com a base per a organitzar el nostre següent event i millorar els aspectes més fluixos o menys impactants.